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科技办公-会议日程安排及公文的发放_新闻资讯_中关村在线种植

发布时间:2020-04-19 18:26:13 阅读: 来源:消防电热带厂家

科技办公:会议日程安排及公文的发放_新闻资讯_中关村在线

组织会议是文秘经常要做的一项工作。如何利用电脑,更高效地设置约会时间、并作自动提醒,同时向与会者发出会议请求, 准备知识:为什么要通过电脑来组织会议 在日常生活、学习和工作中,我们的工作安排、约会、会议等活动非常多,很容易发生混乱。而Microsoft公司Office XP中的Outlook则提供了用于安排约会、会议以及各种事件等等的功能。在Outlook中,我们可以创建一个会议,并选择好会议时间。当会议的召集者安排会议时,召集者可以查看会议所涉及到的人员及资源的闲/忙时间等信息,从而找出共同的空闲时间召开会议,然后通过电子邮件向各个与会者发出邀请。被邀请的与会者可以发出对会议邀请的答复,可以接收也可以拒绝。之后召集者还可以查看并统计各个与会者的响应,这样组织会议将会变得非常方便。一、会议时间的安排与提醒 要组织会议,我们必须先创建一个会议,然后还可以为会议设置“提醒”功能,提示用户开会或做给他们下达任务。1.开始会议 选择“开始”→“程序”→Microsoft Outlook,启动Outlook。再选择“文件”→“新建”→“会议要求”或按下Ctrl+Shift+Q快捷键打开如图1所示窗口。2.设置会议主题和地址 我们可以在“主题”文本框中输入约会的主要说明,如“本校年终总结大会”,然后在“地点”文本框中输入约会的地点,如“大阶梯教室”。3.设置起始时间 接着,我们可以在“开始时间”和“结束时间”右侧的日期和时间列表框中,选择或者直接输入会议的开始和结束时间。 如本次会议从2003年1月6日上午8:30开始到2003年1月6日上午10:00结束,历时一个半小时。大家可以单击“开始时间”和“结束时间”后的日期和时间按钮进行选择,也可以直接输入。4.输入会议概要 接着,在窗口的最下方输入会议概要,如“兹定于下午如开全校职工年终总结大会,请大家带好自己的小结,到时小组讨论发言。”之类的。5.设置提醒时间 因为会议一般不能够缺席,所以我们在图1窗口中勾选“提醒”复选框,并在“提前”文本框中设定提醒的合适时间,如图1,本例为提前30分钟。如果大家愿意,也可以单击旁边的一个小铃铛按钮,然后设置提醒声音(如图2)。

图1

图2

二、会议资料的发放与人员邀请(文档的Email群组发放与快速打印)1.添加邀请人员 因为召开会议必然要涉及到的人员和资源,所以我们单击图1中“收件人”处,然后在后面直接输入与会者的Mail地址。也可以单击“收件人”按钮,再在打开的如图3所示的窗口中选择人员。在如图3所示的“选择与会者及资源”对话框中添加与会者时,值得注意的是,如果某人员被添加到“必选”框,那么他们是必须参加的;如果是在“可选框”,则这些与会者出席与否无关紧要,通知到他们即可。

图3

2.插入附件 如果我们的会议有附件发放,则可以单击工具栏上的曲别针按钮,再在打开的窗口中选中添加文件(如图4),添加的文件将会作为附件发送给上述的与会者。

图4

3.设置重要级 单击工具栏上的安全级别按钮,可以设置该会议的级别,如高优先级、低优先级等。凡是被标为高优先级的会议,与会者收到会议请求后,将会在前面出现一个红色的惊叹号。4.发送会议请求 一切完成后,单击图4窗口中工具栏上的“发送”按钮即可把会议请求发送给各位与会者。二、处理会议邀请 当会议的组织者通过上述操作向与会者发出会议邀请后,即可等待与会者的响应。而与会者接到要求参加会议的电子邮件通知后,根据自己的实际情况对会议作出响应,例如“接受”或者“拒绝”等:双击打开会议邀请邮件。在该会议窗口,单击“答复发件人”或“全部答复”按钮,在打开的相应对话框中按照实际情况填写自己是否参加会议,然后单击“发送”按钮,将该答复发回发件人。友情提醒: 如果你认为可以参加会议,并要设置自动接受会议并处理取消通知,还可以通过下面的技巧来设置处理会议邀请的过程:在Outlook中,选择“工具”→“选项”命令,在“选项”对话框中,单击“首选参数”标签,并单击“日历选项”按钮(如图5)。

图5

在打开如图6所示的“日历选项”对话框中,单击“高级选项”选项组中的“资源调度”按钮,弹出“资源调度”对话框,如图7所示。在该对话框中,单击“自动接受会议要求并处理取消通知”复选框(当然,如果你确实很忙,也有必要勾选“自动谢绝冲突的会议要求”和“自动谢绝重复的会议要求”复选框。),单击“确定”按钮,完成参加会议的设置。

图6

图7

通过这样设置后,在发送会议安排时,将自动按照“联系人”的电子邮件地址发送出去。三、修改或取消会议1.修改会议 会议组织者在发送会议要求,并收到与会者的反馈后,也可以视实际情况修改或取消此次会议:先单击Outlook左边列表中的“日历”项目,再选中,并双击要修改的会议,修改完毕后,单击工具栏上的“发送更新”按钮,即可将修改设置后的会议要求发送给与会者。2.取消会议 需要取消会议则可以选中要取消的会议,然后单击“删除”按钮(如图4),在弹出的提示框中选中“发送撤销邮件并删除会议”单选按钮,然后单击“确定”按钮。随后打开“会议”窗口中,在窗口底部的文本框中输入取消会议的原因,然后单击“发送”按钮,将取消会议通知发送给与会者。

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